Количество бухгалтеров на предприятии расчет

Как рассчитать загруженность бухгалтера

Количество бухгалтеров на предприятии расчет

Оптимизация работы персонала — задача любого руководителя. На основании плана выработки продукции несложно определить, сколько требуется производственных рабочих, какой объем работы должен быть выполнен. Но оценить размер бухгалтерии, загруженность каждого бухгалтера — непростая задача.

Важно спланировать финансовую работу так, чтобы бухгалтеры справлялись с нагрузкой. Недопустимы простои из-за недостаточной загруженности, оплата зря потраченных рабочих часов. Расчет оптимального штата бухгалтерии — тема нашей статьи.

Как оценить излишнюю или недостаточную загруженность бухгалтеров

Чаще проблемы перегрузки касаются бухгалтера, который самостоятельно ведет бухучет небольшой фирмы. С ростом производства и продаж продукции финансовые вопросы требуют большего времени, бухгалтер не справляется со своими функциями. Работая в авральном режиме, он постоянно находится в состоянии стресса, что вызывает недовольство создавшимся положением, приводит к конфликтам с работодателем.

KPI бухгалтера: показатели и критерии для премирования

Иногда на предприятии существует большой штат бухгалтерии, где работа идет без особого напряжения. Казалось бы, сотрудникам обеспечивается комфортный микроклимат, что является положительным моментом. На практике же, неприятной неожиданностью для руководства становится выявление отчетности, которую не сдали вовремя, или утери важных документов, получение требований от контролирующих органов об уплате штрафов и пеней.

«Расслабленный» режим работы бухгалтерии недопустим, ведет к нарушению дисциплины и утере контроля над подчиненными, может стать причиной ухудшения финансового положения фирмы.

Важная задача руководителя — определение актуального количества бухгалтеров таким образом, чтобы штат бухгалтерии не был чрезмерно загружен или неоправданно «раздут». Необходимо привлечь такое число сотрудников, чтобы они могли эффективно выполнять свои обязанности.

Как определить нужное количество бухгалтеров и рассчитать затраты на оплату труда

Для определения количества специалистов необходимо:

  1. Строго разграничить обязанности бухгалтерии и сотрудников смежных профессий: юристов, кадровых делопроизводителей, менеджеров и др.

Если в компании отсутствуют такие специалисты, их функции выполняют бухгалтеры — потребуется вводить новые штатные единицы.

У руководителя должно быть понимание: чем больше смежной нагрузки на бухгалтера, тем меньше времени уделяется непосредственно бухгалтерскому учету. Это чревато упущениями в работе, ведет к штрафам и взысканиям, наносит фирме материальный ущерб.

  1. Оценить объем бумажной работы: она отнимает значительное количество времени.

Если через бухгалтерию проходит множество накладных и счетов, возможно привлечение отдельного специалиста для отражения документации в учете.

  1. Проанализировать уровень оснащенности бухгалтерии оборудованием, программным обеспечением, доступом в интернет.

Ручной труд бухгалтера дает низкую производительность труда. Основным требованием организации экономических процессов компании является их автоматизация. Она требует немалых финансовых вложений и грамотных ИТ-специалистов, но оправдывает себя за счет повышения эффективности работы и снижения затрат по найму дополнительных работников.

Нормирование бухгалтерской работы

Шаг 1. Для определения оптимального числа бухгалтеров, руководитель и главный бухгалтер совместно должны разработать конкретный перечень задач, поставленных перед финансовой службой.

Шаг 2. Требуется спрогнозировать время выполнения каждой задачи и распределить их между сотрудниками: главным бухгалтером, заместителем (при наличии), ведущим и рядовыми бухгалтерами, вспомогательным персоналом (кассиром, операционистом и др.). Полученное время сравнивается с табелем рабочего времени. Обычно уже на этом этапе приходит понимание, как должна быть распределена нагрузка между сотрудниками бухгалтерии.

Шаг 3. После выяснения нормативов времени и распределения их между бухгалтерами требуется составить план бюджета на зарплату персонала бухгалтерии. Для его расчета нужно нормативное время работы каждого сотрудника умножить на его среднюю почасовую ставку. Так получим плановое значение фонда оплаты труда (ФОТ) бухгалтерии на месяц.

Читайте также  Обязательна ли организация управленческого учета на предприятии?

Важно!

Иногда неэффективность финансовой работы обусловлена неумением главного бухгалтера правильно делегировать полномочия подчиненным, отсутствием дисциплины и субординации. На этой почве возникают конфликты как внутри бухгалтерии, так и с руководством, что негативно влияет на финансовые процессы фирмы и стабильность работы в целом.

Пример расчета необходимого числа бухгалтеров

Основной метод, используемый для определения количества бухгалтеров на предприятии — это нормирование. Приведем пример:

Пример

Требуется определить, сколько бухгалтеров нужно оптовой торговой фирме с численностью 100 человек. В месяц происходит около 10 поставок товаров от каждого из 50 поставщиков. Фирма имеет 2 склада: основной и дополнительный. Оплата за продукцию поставщикам перечисляется дважды за месяц. Средняя ежемесячная покупательская способность — 10 сделок с каждым из 1000 потребителей. Оплата за продукцию от покупателей поступает дважды за месяц.

Имеются заданные нормативные показатели выполнения работы сотрудником финансовой службы:

  • в отношении расчетов с поставщиками: 36 документов за 1 час;
  • в отношении расчетов с потребителями: 40 документов за 1 час;
  • подготовка платежных поручений на оплату: 15 платежных поручений в 1 час;
  • в сфере банковских операций входящих/исходящих: 50 операций за 1 час;
  • по расчету зарплаты: 1500 сотрудников за месяц.

Нормативный месячный расчет будет следующим:

  • Обработка документации от поставщиков товара и перемещение между складами:

50 поставщиков * 10 поставок = 500 товарно-транспортных накладных (ТТН). Перемещение между складами 500 товарно-транспортных накладных (ТТН). Трудозатраты бухгалтера: 36 * 21 день * 8 часов = 6048 ТТН Расчет единицы бухгалтерского труда:

1000 / 6048 (%) = 0,17 бухгалтера.

1000 покупателей * 10 покупок = 10 000 заказов Трудозатраты бухгалтера: 40 * 21 * 8 = 6720 ТТН Расчет единицы бухгалтерского труда:

10 000 / 6720 (%) = 1,48 бухгалтера.

  • Осуществление банковских операций по подготовке платежей на оплату поставщикам:

50 поставщиков * 2 раза в месяц = 100 платежных поручений (ПП) Трудозатраты бухгалтера: 15 * 21 * 8 = 2520 ПП Расчет единицы бухгалтерского труда:

100 / 2520 (%) = 0,04 бухгалтера

  • Банковские операции входящие/исходящие требуют отражения в программе учета:

100 взаиморасчеты с поставщиками + 2000 взаиморасчеты с покупателями = 2100 операций Трудозатраты бухгалтера: 50 * 21 * 8 = 8400 операций

2100 / 8400 (%) = 0,25 бухгалтера

100 / 1500 = 0,06 бухгалтера. Определяем конечный итог:

0,17 + 1,48 + 0,04 + 0,25 + 0,06 = 2 бухгалтера

В результате расчетов определено, что данной компании потребуется штат из 2 бухгалтеров, исходя из потребности работ рядовых сотрудников. В это число не входит главный бухгалтер, который выполняет контролирующие функции, осуществляет регламентные операции, подготовку отчетности.

Распределение обязанностей в бухгалтерии

Оптимизация нагрузки бухгалтерии

Выявление избыточной или недостаточной загруженности работников бухгалтерии требует мероприятий, направленных на оптимизацию финансовой работы. К ним можно отнести:

  • грамотное планирование и организация документооборота предприятия — позволяет своевременно обеспечивать прием, проверку, отражение в программах учета и хранение финансовых документов;
  • автоматизация бухгалтерского учета — сокращает время на обработку данных, позволяет проанализировать больший объем информации, избежать ошибок;
  • совершенствование бизнес-процессов, находящих отражение в бухучете: снабжения, производства и реализации продукции, расчетов с поставщиками и подрядчиками и т.д.;
  • создание благоприятного микроклимата, мотивации — достигается за счет освобождения сотрудников бухгалтерии от выполнения несвойственных функций, недопущение работы в выходные дни, чрезмерной загруженности бухгалтерского персонала, введение системы премирования за качественную работу.

Подводя итог, заметим, чтобы повысить эффективность работы и оптимизировать нагрузку персонала бухгалтерского отдела, необходимо:

  • рассчитать текущие затраты на финансовую службу;
  • выделить наиболее важные и второстепенные функции;
  • оценить реальную трудозатратность процессов.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/kak-rasschitat-zagruzhennost-bukhgaltera/

Оптимальное число бухгалтеров-расчетчиков в учреждении

Каково оптимальное число бухгалтеров-расчетчиков в учреждении? В законодательстве ответа на этот вопрос вы не найдете. Воспользуйтесь алгоритмом из статьи, чтобы проверить, обоснованны ли жалобы на переработки. 

Читайте также  Финансовый анализ несостоятельного предприятия включает

Определите список обязанностей

Составьте предварительный список обязанностей расчетчика. Используйте положение о бухгалтерской службе и должностные инструкции сотрудников бухгалтерии. Затем удалите из списка все лишнее: оставьте лишь функции, которые сотрудники выполняют фактически. Для этого побеседуйте с расчетчиками или выполните хронометраж рабочего дня.

Разделите функции бухгалтера-расчетчика на две группы: регулярные и разовые. Регулярные функции сотрудник выполняет ежедневно, раз в две недели, месяц, квартал или год. Например:

  • ежедневно считает сотрудникам отпускные, выплаты при увольнении, выдает справки;
  • раз в две недели считает зарплату;
  • ежемесячно начисляет зарплату, сдает ежемесячные отчеты;
  • ежеквартально составляет квартальные отчеты;
  • ежегодно сдает годовые отчеты.

Разовые функции расчетчик выполняет эпизодически. Например, оформляет документы для перехода на зарплатный проект другого банка.

Определите затраты времени

Сколько времени уходит на выполнение разовых функций, выясните у бухгалтера. С регулярными функциями все сложнее. По каждой нужно определить объем операций или документов за год. Посчитайте, сколько бухгалтер сдает отчетов по зарплате, налогам и взносам. Оцените объем работы с первичкой. Уточните, сколько первичных документов бухгалтер обрабатывает автоматически в программе, а сколько проверяет вручную. Установите, сколько минут уходит на обработку в программе одного документа по зарплате, на расчет отпускных, больничных, начисление зарплаты.

Время на каждую операцию учитывайте по одному сотруднику. Если в учреждении несколько бухгалтеров-расчетчиков, выберите из них работников со средней производительностью труда и стажем от двух лет.

Сколько измерений проводить с учетом особенностей организации, каждое учреждение определяет индивидуально. Придерживайтесь рекомендованных нормативов количества замеров.

Сколько замеров нужно сделать, зависит от продолжительности операции:

  • меньше 1 минуты — от 10 до 60 замеров;
  • до 6 минут — от 10 до 30 замеров;
  • до 10 минут — от 4 до 30 замеров.

Распределите замеры во времени. Проводите наблюдения в начале, середине и конце месяца. Например, в зависимости от периодичности операции время ее выполнения можно замерять в течение трех месяцев, по два — пять рабочих дней ежемесячно.

Время можно установить одним из трех способов.

1. Посмотрите данные в учетной программе. Бухгалтер не будет знать, что за ним наблюдают.

2. Выделите сотрудника, который будет замерять время на операции с секундомером и заносить данные в таблицу (см. образец 1).

Образец 1. Карта фотографии рабочего времени

3. Спросите бухгалтеров, сколько времени они тратят на ту или иную операцию.

Когда проведете все измерения, отразите результаты в листе хронометражных наблюдений (см. образец 2).

Образец 2. Лист хронометражных наблюдений (фрагмент)

Определите погрешность — коэффициент устойчивости. С его помощью можно понять, верны ли исследования. Соотнесите максимальный и минимальный результаты измерений.

Коэффициент устойчивости

=

Максимальное время выполнения операции

:

Минимальное время выполнения операции

Фактический коэффициент устойчивости сверьте с нормативным. Если первый меньше второго или равен ему, ряд устойчив. В противном случае исключите одно или оба крайних значения — максимальное и минимальное, при условии что они не повторялись. После исключения величин сравните коэффициенты еще раз. Если результат останется прежним, проведите наблюдение заново. Количество дефектных замеров не должно превышать 15 процентов от общего числа замеров.

Можно поступить проще и не считать коэффициент устойчивости. Отнесите к ошибочным замеры, которые показали время намного выше средней продолжительности выполнения операции или, наоборот, намного ниже.

Теперь можно посчитать затраты времени на нормируемые работы каждого вида — Тр. Определите их по формуле:

Затраты времени на нормируемые работы (Тр)

=

Норма времени на работу определенного вида в часах (Нв)

×

Объем работы определенного вида, выполняемый в течение года (Оi)

Читайте также  Утилизация спецодежды на предприятии

Общую трудоемкость всех видов работ по участку бухгалтера-расчетчика посчитайте по формуле:

Общая трудоемкость работ (То)

=

Затраты времени на нормируемые работы (Тр)

×

Коэффициент Затрат времени на работы, которые носят разовый характер (Кр)

Посчитайте норму численности бухгалтеров-расчетчиков

Для дальнейших расчетов вам понадобятся плановый нормативный фонд рабочего времени за год (Фп) и коэффициент невыходов (Кн). Первый показатель для бухгалтера, работающего по пятидневке, определите по формуле:

Плановый нормативный фонд рабочего времени за год (Фп)

=

Количество рабочих часов в году проведения исследования (Тч) (одного работника)

160 ч (28 кал. дн. : 7 кал. дн. × 5 раб. дн. × 8 ч)

Коэффициент невыходов позволяет учитывать, что сотрудники уходят в отпуска, болеют и т. п. Примените формулу:

Коэффициент невыходов (Кн)

=

1

+

Время невыходов за расчетный период (Вр)

: (

Нормативный фонд рабочего времени одного работника (Фсум)

×

Среднесписочная численность работников (Чср)

)

Показатель Фсум посчитайте так:

Нормативный фонд рабочего времени одного работника (Фсум)

=

Рабочие часы за два года, которые предшествуют исследованию (Рч)

320 ч (2 г. × 28 кал. дн. : 7 кал. дн. × 5 раб. дн. × 8 ч)

В этой формуле 320 часов — время, которое сотрудник пропускает из-за отпуска. Отпуск мы взяли стандартный, продолжительностью 28 календарных дней, из них 20 — рабочие.

Определите норму численности работников (потребность в штатных единицах):

Норма численности работников (Нч)

= (

общая Трудоемкость работ (То)

:

Плановый нормативный фонд рабочего времени одного работника за год (Фп)

) ×

Коэффициент невыходов (Кн)

С помощью последней формулы вы определите число штатных единиц бухгалтеров. Если получится дробное число, дробную часть больше 0,5 округлите до единицы.

Покажем, как применять алгоритм.

Пример. Главный бухгалтер определяет, обоснованны ли жалобы бухгалтера-расчетчика.

В ГУ «Здоровье» бухгалтер по заработной плате постоянно задерживался после окончания рабочего дня и жаловался на перегрузки. Главный бухгалтер решил проверить норму численности работников. Он составил список операций бухгалтера-зарплатника и поручил провести замеры времени. Результаты и расчет трудозатрат смотрите в таблице на стр. 65.

Предположим, что коэффициент затрат времени на работы разового характера (Кр) равен 1,1. Общая трудоемкость работ (То):

То = 1210,64 чел.-ч × 1,1 = 1331,70 чел.-ч

Нормативный фонд рабочего времени на одного работника за 2016 год — 1974 часа, за 2017 год — 1973 часа, за 2018 год — 1970 часов.

Нужно учесть время отсутствия работника из-за болезней, дополнительные дни отдыха и т. п. Для этого главбух определил коэффициент невыходов (Кн).

Среднесписочная численность сотрудников (Чср) данной организации за два предшествующих года равна 186 человек.

Плановый нормативный фонд рабочего времени одного работника за год:

Фп = 1970 ч — (28 кал. дн. : 7 кал. дн. × 5 раб. дн. × 8 ч) = 1810 ч

Из-за отпусков бухгалтер-расчетчик не выходит на работу 40 рабочих дней, или 320 часов за два года. Нормативный фонд рабочего времени одного работника за два года:

Фсум = 1974 ч + 1973 ч — 320 ч = 3627 ч

Коэффициент невыходов:

Кн = 1 + Вр : (Фсум × Чср) = 1 + 320 ч : (3627 дн. × 186 чел.) = 1,0005

Норма численности работников:

Нч = (То : Фп) × Кн = (1331,70 чел.-ч : 1810 ч) × 1,0005 = 0,74 = 1 штатная единица.

Расчеты показывают, что у учреждения нет потребности в дополнительном бухгалтере по расчету заработной платы.

Чтобы оптимизировать работу бухгалтеров-расчетчиков, проверьте, сколько времени они тратят в личных целях: на отправку электронной почты, поиск личной информации в интернете, личные телефонные разговоры, обмен новостями с сослуживцами, чаепития, перекуры. Оцените, сколько времени выпадает из-за опозданий и ранних уходов с работы. Включите в потери рабочего времени периоды, когда сотрудник находится на рабочем месте, но ничего не делает.

Таблица. Трудозатраты бухгалтера-расчетчика

Состав работы

Единица нормирования, документальный результат

Норматив  времени, 

мин.

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/94467-skolko-buhgalterov-raschetchikov