Проверка путевых листов списание и учет ГСМ

Учет и списание путевых листов

Проверка путевых листов списание и учет ГСМ

  Язык базовой версии программы: РУССКИЙ   Также Вы можете заказать международную версию программы, в которую сможете вносить информацию на ЛЮБОМ ЯЗЫКЕ мира. Даже интерфейс сможете легко перевести самостоятельно, так как все названия будут вынесены в отдельный текстовый файл.

Учет и списание путевых листов – процедуры, осуществляемые в программном обеспечении «Универсальна Система Учета» в режиме реального времени.

Путевые листы являются первичными документами, которые сообщают достаточно много информации о работе транспорта и водителя, управлявшего этим транспортом. Применение путевым листам в учете находят по нескольким пунктам – это учет работы конкретного автотранспорта, учет работы конкретного водителя, учет ГСМ, выдаваемого водителю для выполнения конкретной работы.

Формат путевых листов имеет общеустановленную форму для транспортных предприятий.

В автоматизированной системе учета электронные путевые листы, учет и списание ГСМ осуществляют посредством операций, которые ведут мониторинг базы данных, составленной из путевых листов, делая проверку расхода ГСМ по разным критериям в зависимости от имеющейся задачи – по автотранспорту и/или водителю.

Это позволяет определить среднестатистический расход ГСМ для данного автомобиля в соответствии с техническим состоянием и «возрастом», определить, насколько ответственно соблюдает водитель режим корректного вождения, так как известно, что все эти факторы влияют на расход ГСМ весьма существенно.

ГСМ являются одной из самых больших статей расхода транспортного предприятия, поэтому экономия топлива является задачей, если не приоритетной, то, по крайней мере, насущной.

Программная конфигурация по списанию и проверке имеет несколько эффективных инструментов для корректного учета путевых листов при списании ГСМ. Для регистрации путевых листов есть специальная форма, поля, обязательные к заполнению, – это регистрационный номер машины и ФИО водителя, дата и номер регистрации определяются автоматически.

Номер машины и ФИО водителя выбирают из соответствующих баз данных – транспорта и штатного, сформированных при первом рабочем сеансе программной конфигурации по списанию и проверке.

Такое перекрестное заполнение, выполняемое посредством активных переходов из одной базы данных в другую, дает полноту охвата данных, подлежащих учету, тем самым, повышая качество самого учета, и наводит между данными из разных категорий определенную взаимную связь, это, в свою очередь, исключает присутствие неточной или ложной информации.

После ввода этих первых сведений путевой лист отображается в журнале движения путевых листов, для проверки есть составляемый по запросу в любой момент времени отчет со списком путевых листов, согласно хронологическому порядку. Сам путевой лист в программной конфигурации по списанию, проверке имеет удобную форму для ввода сведений, детализирующих поездку.

Такую форму имеют все документы, где размещена информация для учета и расчетов, и каждая база данных, которых в конфигурации по списанию и проверке даже несколько.

Это удобно, в первую очередь, для пользователей, которым не нужно переключаться каждый раз на новый метод заполнения при переходе от одной базы данных к другой, – единый алгоритм действий поддерживается во всей автоматизированной системе учета, делая ее доступной пользователям без навыков и опыта владения компьютером, что позволяет привлечь к работе в ней водителей, техников, диспетчеров – линейный персонал из всех структурных подразделений. Их участие в программной конфигурации по списанию и проверке для ввода первичной информации сделает предприятие более реакционноспособным в случае возникновения нештатных ситуаций. Вернемся к путевым листам.

В программной конфигурации по списанию и проверке для ввода параметров поездки предусмотрены разные закладки, где указываются пробег транспорта, время убытия и прибытия – плановое и реальное, промежуточные станции со своими параметрами по километражу и времени. Для списания ГСМ предназначена закладка Расход топлива, где отмечается полученный со склада объем топлива до убытия, равный нормативному расходу с учетом пробега, и текущие остатки в баках до убытия и после прибытия.

Проверка путевых листов, списание и учет ГСМ производятся автоматически – система учета осуществляет проверку всех путевых документов по реальным затратам ГСМ для последующего списания и/или пробегу для расчета нормативного расхода, выбор зависит от учетной политики предприятия, поскольку учет и списание ГСМ ведут одним или по фактическому расходу, или по нормативному, выбор метода остается за компанией. При нормативном списании ГСМ берут официально установленные нормы расхода для конкретной модели и марки транспорта и коэффициенты, которые учитывают объективные факторы состояния транспорта и инфраструктуры. При фактическом списании ГСМ делают проверку содержимого в баках до и после поездки.

Читайте также  Учет исполнительных листов в бухгалтерии

Программная конфигурация для списания и проверки осуществляет оба метода и выполняет любые операции за доли секунды – это ее обычная скорость работы и неважно, каков объем данных в обработке. Задача пользователей – ввести своевременно первичные и текущие показания, автоматизированная система самостоятельно соберет, отсортирует и посчитает, выдав готовые результаты в соответствующих документах и/или в отчетах с анализом расхода топлива.

Программой могут пользоваться:

Посмотрев следующее видео, можно быстро ознакомиться с возможностями программы УСУ — Универсальной Системы Учета. Если Вы не видите загруженное на видео, обязательно напишите нам, мы найдем другой способ показать демонстрационный ролик!

Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Анатолий Вассерман родился 9 декабря 1952 года. Окончил Одесский технологический институт холодильной промышленности, по специальности инженер. После окончания института работал программистом. Затем — системным программистом.

Впервые на экране появился в 1989 году в клубе «Что? Где? Когда?», затем — на «Брэйн-ринге». В телевизионной «Своей игре» одержал пятнадцать побед подряд в 2001—2002 годах и стал лучшим игроком десятилетия в 2004 году. Пятикратный чемпион Украины по спортивной версии «Своей игры». Четырёхкратный чемпион Москвы по спортивной версии «Своей игры», бронзовый призёр того же соревнования, серебряный 2017 года.

Серебряный призёр «Знатокиады» — Всемирных игр знатоков — 2010 года по «Своей игре».

Дополнение к программе для профессиональных управленцев: для развития бизнеса и повышения доходов. Уникальный продукт, разработанный на стыке двух наук: экономики и информационных технологий. Аналогов нет

С развитием технологий жизнь ускоряется. Везде нужно успеть – ведь чем быстрее делаешь дела, тем больше зарабатываешь. По этой причине очень важно иметь под рукой многофункциональное мобильное приложение.

Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Александр Друзь — первый магистр интеллектуальной игры «ЧГК». Шесть раз награждался призом «Хрустальная сова» как лучший игрок клуба. Обладатель «Бриллиантовой совы» – приза лучшему игроку. Чемпион телевизионной версии «Брейн-ринга». В телевизионной передаче «Своя игра» выигрывал «Линейные игры», «Суперкубок», выигрывал с командой «III Кубок Вызова», установил абсолютный рекорд результативности за одну игру. Автор и ведущий интеллектуальных игр и познавательных программ на различных телеканалах.

Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Максим Поташев — магистр игры «Что? Где? Когда?», четырёхкратный обладатель приза «Хрустальная сова», дважды чемпион мира, трижды чемпион России, шестикратный чемпион Москвы, трёхкратный победитель Открытого чемпионата Москвы по игре «ЧГК». По итогам всеобщего зрительского ания в 2000 году признан лучшим игроком за все 25 лет существования элитарного клуба. За кандидатуру Максима Поташёва проало 50 тысяч телезрителей программы.

Получил «Большую хрустальную сову» и главный приз юбилейных игр — «Бриллиантовую звезду» магистра игры. Член правления и с 2001 года — вице-президент Международной ассоциации клубов. По профессии — математик, маркетолог, бизнес-тренер. Окончил факультет управления и прикладной математики, преподавал на кафедре общей и прикладной экономики в МФТИ. В августе 2010 года избран президентом Общероссийской общественной организации «Федерация спортивного бриджа России».

Возглавляет консалтинговую компанию, которая помогает различным организациям решать задачи, связанные с продажами, маркетингом, клиентским сервисом и оптимизацией бизнес-процессов.

Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Сергей Карякин. В возрасте 12 лет стал самым молодым гроссмейстером в истории человечества. Внесён в Книгу рекордов Гиннесса. Одержал победу в турнире претендентов. Обладатель Кубка мира ФИДЕ. Чемпион мира по быстрым шахматам, чемпион мира по блицу. Заслуженный мастер спорта Украины. Заслуженный мастер спорта России, гроссмейстер России. Награждён орденом «За заслуги» ІІІ степени.

Член Общественной палаты Российской Федерации VI состава. Неоднократный победитель детских и юношеских чемпионатов мира и Европы. Победитель и призёр ряда крупных турниров. Чемпион XXXVI Всемирной Шахматной олимпиады в составе сборной Украины, серебряный призёр Олимпиады в составе сборной России. На своей доске показал лучший результат и получил первый индивидуальный приз (на 4 доске). Чемпион России с лучшим результатом на 1-й доске. Чемпион мира в составе сборной России. Полуфиналист Кубка мира.

Победитель ряда международных турниров.

Возможности контроля и управления системы учета и списания путевых листов

Далее представлен краткий перечень возможностей программы Универсальная Система Учета. В зависимости от конфигурации разработанного программного обеспечения список функций может меняться.

  • Система организует автоматические расчеты по всем операциям, в том числе нормативному расходу топлива, применяя утвержденные нормы, коэффициенты для учета разных условий;
  • Нормы и коэффициенты содержатся в отраслевой нормативно-методической базе, на основе которой производится настройка калькуляции рабочих операций с учетом этих нормативов;
  • Благодаря настройкам калькуляции, каждая операция имеет стоимостное выражение, что позволяет системе калькулировать себестоимость перевозок, считать стоимости маршрутов;
  • К автоматическим расчетам относится начисление ежемесячного вознаграждения всем, кто работает в программе, с учетом выполненных работ и при условии, что они есть в системе;
  • Обязательная регистрация своей деятельности в программе для корректного начисления оплаты повышает мотивацию пользователей активно фиксировать показания и выполнение;
  • Кроме расчетов, программа выполняет автоматическое формирование документов, которые присутствуют в деятельности компании, предоставляя готовый пакет к указанному сроку;
  • К этим документам относится бухгалтерская отчетность, сопроводительный пакет для груза, обязательная статистическая отчетность для отрасли, все виды накладных, заявки на закуп;
  • Программа ведет непрерывный статистический отчет, благодаря ему можно объективно планировать деятельность, повысить оборачиваемость активов за счет оптимизации запасов;
  • При составлении заявки поставщику система сразу указывает требуемое количество для закупа, определив его на основании накопленных статистических данных их расходование;
  • Анализ деятельности, регулярно предоставляемый, позволяет выявить непроизводительные и нецелесообразные затраты, уточнить, за счет чего или кого формируется больше прибыли;
  • Анализ эффективности персонала позволяет определить, кто самый работоспособный и кто менее всего требуется предприятию, сравнить результаты с оценкой из прошлых периодов;
  • Интеграция со складским оборудованием меняет формат операций и повышает уровень исполнения – это сканер штрихкодов, терминал сбора данных, принтер для печати этикеток;
  • Интеграция с цифровым оборудованием позволяет предоставлять услуги нового качества – это работа с АТС, видеонаблюдением, электронными табло, все относится к эксклюзиву;
  • У каждого пользователя свой логин и пароль к нему, свое рабочее пространство и свои рабочие документы, он несет личную ответственность за качество выполняемых заданий;
  • Наращивание программного функционала возможно с развитием новых потребностей, это повлечет дополнительную оплату за подключение сервиса, абонентская плата отсутствует.
Читайте также  Отражение лизинговых операций в бухгалтерском учете лизингополучателя

Скачать программное обеспечение для контроля и управления путевыми листами

Ниже располагаются ссылки для загрузки. Скачать бесплатно можно презентацию программного обеспечения в формате PowerPoint и демонстрационную версию. Причем, демо-версия имеет определенные ограничения: по времени использования и функционалу.

Есть вопросы по демо-версии?Наша служба технической поддержки Вам поможет!

Напишите или позвоните нам. Контакты здесь.

Заказать автоматизацию учета и списания путевых листов

Чтобы приобрести данную программу, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам или скайпу, либо просто написать письмо. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Источник: http://usu.kz/2/uchet_i_spisanie_putevyh_listov.php

Бюджетный учет: как работать с путевыми листами и чем руководствоваться при списании ГСМ

БУХУЧЕТТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯСТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫНДСНДФЛПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫБюджетный учет: как работать с путевыми листами и чем руководствоваться при списании ГСМ 18 ноября 2016 Юлия Вольхина Руководитель проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет» компании СКБ Контур

Бухгалтерский учет путевых листов в государственных (муниципальных) учреждениях регламентирован давно, и революционных изменений в нем не наблюдается. Однако и по сей день у бухгалтеров возникают вопросы: вести или не вести путевые листы, как регулярно, в каком объеме, предназначены ли утвержденные нормы расхода ГСМ для бюджетников, чем необходимо руководствоваться при списании списания ГСМ и пр. Разбираемся вместе с руководителем проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет» компании СКБ Контур Юлией Вольхиной.

Учет путевых листов нужен учреждениям, чтобы нормировать, планировать и контролировать расход горючего и смазочных материалов (ГСМ). На основных участках, где востребована информация по затратам на ГСМ, бухгалтеры ведут расчет нормативной себестоимости продукции, работ или услуг, а также анализируют отклонения между фактическим и нормативным расходом ГСМ, чтобы выявить экономию или перерасход. Контролирующие органы часто обращаются к данному участку учета, чтобы оценить, насколько эффективно используются материальные запасы в учреждении.

Все хозяйственные операции должны быть оформлены в бухгалтерском учете первичными учетными документами (пункт 1 статьи 9 Федерального закона от 6.12.2011 № 402-ФЗ). Одна из главных функций путевых листов в бухгалтерском учете — подтвердить законность и корректность списания горюче-смазочных материалов.

Как работать с бланками

Приказ Минфина России от 30.03.15 № 52н определяет правила составления первичных документов в бухгалтерском учете, однако в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации для бюджетных организаций нет путевого листа. В такой ситуации чаще всего используется форма, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Впрочем, в документе сказано, что использовать этот бланк обязаны только автотранспортные предприятия.

Остальные же учреждения, в том числе казенные, бюджетные, автономные, вправе разработать свой бланк. Главное требование к нему — наличие обязательной информации: наименование документа, дата его составления, название учреждения. Кроме того, надо указать содержание операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении. Документ обязательно подписывают ответственные сотрудники. Без указания их Ф.И.О. и подписи документ считается недействительным. Впрочем, самое простое решение — стандартная форма путевого листа из Постановления № 78.

Она включает всю информацию, необходимую для списания ГСМ, и не вызывает вопросов у контролирующих органов.

Хочется отметить, что путевые листы не являются бланками строгой отчетности, поэтому вы можете использовать как типографские бланки, так и распечатанные формы из бухгалтерских справочно-правовых систем.

Типичные ошибки бухгалтеров

Обязательное требование к путевому листу, как, впрочем, к любому документу, — его правильное оформление. Можно выделить несколько моментов, где бухгалтеры ошибаются чаще всего.

Например, нет единого правила, на какой срок оформлять путевой лист, и отсутствие такого правила вызывает много вопросов. В письме от 03.02.06 № 03-03-04/2/23 Минфин России допускает еженедельное и даже ежемесячное составление документа, в случае если этот срок позволяет организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ.

Читайте также  Учет средств ОМС в частных клиниках

Впрочем, эта рекомендация не касается заполнения путевых листов в рамках уставной деятельности бюджетных организаций. Поэтому учреждениям рекомендуем опираться на указания Росстата. В письме от 03.02.05 № ИУ-09-22/257 Росстат указывает, что путевой лист составляется на срок в один день (одну смену).

Больший период допустим только в случае командировки водителя.

Часто бухгалтеры не считают необходимым заполнять все графы оборотной стороны путевого листа. Это касается указания пунктов назначения: нередко конкретные точки заменяют общими фразами — «Поездки по городу» и пр.

Они не позволяют подтвердить, что транспорт использовался в служебных целях и расходы носят производственный характер (письмо Минфина России от 20.02.06 № 03-03-04/1/129). Отсутствие в путевом листе конкретных пунктов назначения контролирующие органы признают нарушением.

  Ошибкой будет и отсутствие подписи водителя в каждой строке, где указаны место отправления и назначения, время выезда и возвращения машины на стоянку / в гараж.

Обратите внимание на раздел «Движение горючего». На основании граф «Расход по норме» и «Расход фактический» производится списание бензина. Фактический расход вносите строго по счетчикам. При заполнении нормативного расхода бензина на 100 км пробега возьмите за основу распоряжение Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р (в редакции от 14.07.15), где определены все нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте. Они касаются и бюджетных учреждений.

Вносить изменения в путевой лист, как и в большинство первичных документов, допустимо лишь с согласия участников хозяйственных операций (п. 5 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ) и с обязательным указанием даты. А значит, исправления должны быть заверены подписью тех же лиц, которые изначально подписали документы.

Средства автоматизации учета

Избежать вышеупомянутых ошибок бухгалтеру помогут специальные автоматизированные системы учета путевых листов и ГСМ. Они напомнят об обязательных полях, отследят правильность и сроки использования норм, соответствие фактического расхода топлива нормативу. Кроме того, такие программы позволяют оперативно заполнять любое количество путевых листов, чем существенно облегчают труд бухгалтера.

Чем сложнее учет ГСМ в организации, тем большими возможностями должна обладать автоматизированная система. При выборе программы убедитесь, что она умеет:

  • вести единый реестр путевых листов;
  • учитывать поступление и расход ГСМ по автомобилям, водителям и видам ГСМ;
  • учитывать расход ГСМ по нормам расхода или по фактическому расходу на основании данных путевых листов с учетом сезонности и дорожных условий;
  • контролировать отклонения фактических затрат на ГСМ от нормативных (режимы экономии, перерасхода ГСМ);
  • формировать отчетность по водителям, видам и маркам ГСМ, по автомобилям в разрезе подразделений (отделов);
  • готовить печатные формы необходимых отчетов по пробегу и времени работы, по движению горючего и смазочных материалов, по выданным автозапчастям и многое другое.

Бесплатно получить демо-версию сервиса «Путевые листы и ГСМ»

Бухгалтерский учет ГСМ

Горюче-смазочные материалы, приобретенные для хозяйственных нужд учреждения, согласно Инструкции № 157н учитываются в составе материальных запасов на счете 0 105 X3 000 «Горюче-смазочные материалы».

Организации, которые используют талоны на ГСМ, учитывают их отдельно — на счете 0 201 05 000 «Денежные документы». Приобретаются талоны по безналичному расчету или через подотчетное лицо (об учете денежных документов см. «Бюджетный учет: что такое денежные документы и как с ними работать в бюджетном учреждении»).

Порядок списания ГСМ

Списывать горюче-смазочные материалы следует ежемесячно. В качестве документов-оснований используйте:

  • путевой лист;
  • авансовый отчет, если бензин приобретался за наличные средства;
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003), если автомобиль заправляли по талонам;
  • приказы руководителя учреждения, которые утверждают норму пробега автомобиля, лимит расхода топлива на месяц в зависимости от марки, модели ТС;
  • направление работника в командировку на служебном автомобиле.

Обратите внимание на соотношение фактического пробега и установленного месячного лимита. Списывая ГСМ, обязательно учитывайте нормы расхода топлива и лимит километража. Если пробег автомобиля больше, чем принятые руководством учреждения нормы, и это превышение не обосновано производственными задачами, бухгалтер при расчете расхода бензина использует именно утвержденный лимит.

Используйте данные граф «Расход по норме» и «Расход фактический». Данные в них в большинстве случаев совпадают. Но если показатели расхода ГСМ отличаются, списывать бензин следует по наименьшему показателю, то есть если норма превышает фактический расход, то бензин списывается именно по факту.

операции

Дебет

Кредит

Казенные учреждения

Списание ГСМ

1 401 10 272

1 105 33 440

Бюджетные и автономные учреждения

Списание ГСМ в рамках приносящей доход деятельности

2 106 34 340

2 105 33 440

Списание ГСМ в рамках основной деятельности

4 106 34 340

4 105 33 440

Налоговый учет ГСМ

Учет путевых листов необходим для подтверждения расходов, на сумму которых можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль. С точки зрения налогообложения, стоимость ГСМ относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

  Затраты на ГСМ рассматривайте как расходы на содержание служебного автотранспорта (подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ), а это ненормируемые суммы. Более того, эти расходы требуют обязательного подтверждения того, что они экономически обоснованы.

Например, серьезное превышение расхода ГСМ от значений, установленных распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р, может вызвать интерес контролирующих органов и привести к недоимкам и штрафам.

При расчете сумм расходов, которые уменьшают налогооблагаемую базу, необходимо брать в расчет реальные расходы — не купленное горючее, а фактически потраченное. Эти суммы как раз и подтверждают путевые листы, а значит, к их заполнению надо относиться с особым вниманием.

Начать пользоваться программой «Контур-Бухгалтерия Бюджет» бесплатно Обсудить на форумеВ закладкиРаспечатать 21 942 Обсудить на форумеВ закладкиРаспечатать 21 942

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/beginner/2016/11/11716